A rivelarlo la Ricerca 2014 dell'Osservatorio smart working della School of Management del Politecnico di Milano.
Nei luoghi di lavoro attuali, in cui prevalgano ancora spazi tradizionali con uffici singoli, open space con postazioni assegnate e sale riunioni, si iniziano a diffondere anche altre tipologie di spazi come phone boot (spazi dedicati per le telefonate), concentration room e open space con postazioni non assegnate o prenotabili. Ma sono ancora poco diffuse le aree relax e di socializzazione a disposizione dei dipendenti. A rivelarlo la Ricerca 2014 dell'Osservatorio smart working della School of Management del Politecnico di Milano, presentata questa mattina.
“Se cambiano le modalità di lavoro delle persone -afferma Mariano Corso, responsabile scientifico dell'Osservatorio smart working- anche l’ufficio deve evolversi per supportare i lavoratori. Progettare lo smart office non vuol dire solo ridurre il numero delle postazioni per aumentarne il livello di utilizzo, ma ripensare il significato degli spazi di lavoro e la logica con cui vanno concepiti: non più ambienti unici e indifferenziati per tutte le attività, sia quelle che richiedono concentrazione che brainstorming creativi o telefonate riservate, ma un ufficio in cui il lavoratore trova risposte a esigenze diverse”.
Secondo l'84% dei responsabili delle risorse umane, la riprogettazione degli spazi dell'ufficio sarà orientata a favorire soprattutto la 'collaborazione' (che richiede ambienti ampi e adeguata attrezzatura) e per il 67% la 'comunicazione' (per cui serve isolamento acustico e confidenzialità). Mentre appaiono meno rilevanti le esigenze della 'contemplazione' (ovvero spazi silenziosi e appartati per pause di lavoro e pensiero creativo individuale) e quelle di 'concentrazione' (che richiede ambienti silenziosi e separati dagli altri ambienti).
E per l'ufficio del futuro sono fondamentali le tecnologie. Il Wi-Fi oggi è già presente nell'85% degli uffici, mentre sono molto meno diffusi i sistemi per l’ottimizzazione delle stampe (41%) e i sistemi di smart building (26%). L’acustica negli ambienti aziendali viene ancora poco presa in considerazione: solo il 13% delle iniziative ha preso iniziative in tal senso.
Dunque, le tecnologie più utilizzate per abilitare lo smart working in Italia sono quelle che supportano la collaborazione, la socialità e l’accessibilità delle informazioni, permettendo alle persone di lavorare in modo efficace a distanza e all’esterno della sede dell’azienda. Oltre a supportare e abilitare nuove modalità di lavoro, queste permettono di ridurre la sensazione di isolamento delle persone e di ridurre tempi e costi di trasferta.
Le tecnologie più diffuse sono quelle della 'Unified Communication & Collaboration', adottate già dal 70% delle aziende, in particolare infrastrutture VoIP e strumenti di webconference e instant messaging. Seguono le 'Mobile Business Apps', diffuse nel 51% delle aziende, anche se il numero di applicazioni accessibili da mobile è ancora molto limitato, e le iniziative 'Social', presenti in un quarto delle aziende. Un numero crescente di applicazioni si sta spostando anche verso il 'Cloud Computing', paradigma tecnologico fondamentale per garantire l’accessibilità a dati e applicazioni da qualunque luogo e con qualsiasi device.
Fondamentali per abilitare lo smart working sono i device mobili che rendono possibile accedere alle informazioni e lavorare anche al di fuori di spazi e orari di lavoro tradizionali: il 91% delle aziende ha introdotto smartphone, il 66% tablet (anche se in maggioranza per profili specifici all’interno dell’azienda), mentre è ancora limitata la diffusione degli ultrabook (44%)
Non solo. Metà delle imprese del campione ha già introdotto una qualche forma di flessibilità sugli orari (il 51% orario elastico, il 50% orario flessibile). Ma è molto meno diffusa la flessibilità sul luogo di lavoro: il 45% delle aziende applica la mobilità tra le diverse sedi e il 37% il telelavoro, nella stragrande maggioranza dei casi una soluzione limitata ad alcuni profili professionali o introdotta per soddisfare esigenze di specifici individui. Solo il 15% ha previsto postazioni di lavoro non assegnate. La piena flessibilità nel definire in modo autonomo sia il luogo che l’orario di lavoro riguarda oggi solo l'8% delle aziende, anche se è evidente l’interesse di chi non ha ancora introdotto forme complete di flessibilità.
Tuttavia, come evidenzia l'Osservatorio, l’adozione di tecnologie e policy organizzative da sola non è sufficiente per introdurre lo smart working. Per cambiare le modalità di lavoro in modo efficace, sottolinea, bisogna agire anche sui comportamenti delle persone e sugli stili di leadership dei manager. Secondo l'Osservatorio smart working, sono quattro i principi di leadership che è necessario adottare: Sense of community, un modo di relazionarsi più aperto e collaborativo della cultura funzionale e gerarchica tradizionale; Empowerment, un percorso a due vie tra capi e collaboratori di progressiva delega e responsabilizzazione; Flexibility, adattare in modo dinamico le modalità di lavoro in funzione delle esigenze dell’individuo e dell’organizzazione; Virtuality, poter scegliere dove e quando lavorare grazie all’Ict.
