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Lavoro: da phone boot a concentration room l'ufficio diventa smart

15 ottobre 2014 | 17.51
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A rivelarlo la Ricerca 2014 dell'Osservatorio smart working della School of Management del Politecnico di Milano.

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Nei luoghi di lavoro attuali, in cui prevalgano ancora spazi tradizionali con uffici singoli, open space con postazioni assegnate e sale riunioni, si iniziano a diffondere anche altre tipologie di spazi come phone boot (spazi dedicati per le telefonate), concentration room e open space con postazioni non assegnate o prenotabili. Ma sono ancora poco diffuse le aree relax e di socializzazione a disposizione dei dipendenti. A rivelarlo la Ricerca 2014 dell'Osservatorio smart working della School of Management del Politecnico di Milano, presentata questa mattina.

“Se cambiano le modalità di lavoro delle persone -afferma Mariano Corso, responsabile scientifico dell'Osservatorio smart working- anche l’ufficio deve evolversi per supportare i lavoratori. Progettare lo smart office non vuol dire solo ridurre il numero delle postazioni per aumentarne il livello di utilizzo, ma ripensare il significato degli spazi di lavoro e la logica con cui vanno concepiti: non più ambienti unici e indifferenziati per tutte le attività, sia quelle che richiedono concentrazione che brainstorming creativi o telefonate riservate, ma un ufficio in cui il lavoratore trova risposte a esigenze diverse”.

Secondo l'84% dei responsabili delle risorse umane, la riprogettazione degli spazi dell'ufficio sarà orientata a favorire soprattutto la 'collaborazione' (che richiede ambienti ampi e adeguata attrezzatura) e per il 67% la 'comunicazione' (per cui serve isolamento acustico e confidenzialità). Mentre appaiono meno rilevanti le esigenze della 'contemplazione' (ovvero spazi silenziosi e appartati per pause di lavoro e pensiero creativo individuale) e quelle di 'concentrazione' (che richiede ambienti silenziosi e separati dagli altri ambienti).

E per l'ufficio del futuro sono fondamentali le tecnologie. Il Wi-Fi oggi è già presente nell'85% degli uffici, mentre sono molto meno diffusi i sistemi per l’ottimizzazione delle stampe (41%) e i sistemi di smart building (26%). L’acustica negli ambienti aziendali viene ancora poco presa in considerazione: solo il 13% delle iniziative ha preso iniziative in tal senso.

Dunque, le tecnologie più utilizzate per abilitare lo smart working in Italia sono quelle che supportano la collaborazione, la socialità e l’accessibilità delle informazioni, permettendo alle persone di lavorare in modo efficace a distanza e all’esterno della sede dell’azienda. Oltre a supportare e abilitare nuove modalità di lavoro, queste permettono di ridurre la sensazione di isolamento delle persone e di ridurre tempi e costi di trasferta.

Le tecnologie più diffuse sono quelle della 'Unified Communication & Collaboration', adottate già dal 70% delle aziende, in particolare infrastrutture VoIP e strumenti di webconference e instant messaging. Seguono le 'Mobile Business Apps', diffuse nel 51% delle aziende, anche se il numero di applicazioni accessibili da mobile è ancora molto limitato, e le iniziative 'Social', presenti in un quarto delle aziende. Un numero crescente di applicazioni si sta spostando anche verso il 'Cloud Computing', paradigma tecnologico fondamentale per garantire l’accessibilità a dati e applicazioni da qualunque luogo e con qualsiasi device.

Fondamentali per abilitare lo smart working sono i device mobili che rendono possibile accedere alle informazioni e lavorare anche al di fuori di spazi e orari di lavoro tradizionali: il 91% delle aziende ha introdotto smartphone, il 66% tablet (anche se in maggioranza per profili specifici all’interno dell’azienda), mentre è ancora limitata la diffusione degli ultrabook (44%)

Non solo. Metà delle imprese del campione ha già introdotto una qualche forma di flessibilità sugli orari (il 51% orario elastico, il 50% orario flessibile). Ma è molto meno diffusa la flessibilità sul luogo di lavoro: il 45% delle aziende applica la mobilità tra le diverse sedi e il 37% il telelavoro, nella stragrande maggioranza dei casi una soluzione limitata ad alcuni profili professionali o introdotta per soddisfare esigenze di specifici individui. Solo il 15% ha previsto postazioni di lavoro non assegnate. La piena flessibilità nel definire in modo autonomo sia il luogo che l’orario di lavoro riguarda oggi solo l'8% delle aziende, anche se è evidente l’interesse di chi non ha ancora introdotto forme complete di flessibilità.

Tuttavia, come evidenzia l'Osservatorio, l’adozione di tecnologie e policy organizzative da sola non è sufficiente per introdurre lo smart working. Per cambiare le modalità di lavoro in modo efficace, sottolinea, bisogna agire anche sui comportamenti delle persone e sugli stili di leadership dei manager. Secondo l'Osservatorio smart working, sono quattro i principi di leadership che è necessario adottare: Sense of community, un modo di relazionarsi più aperto e collaborativo della cultura funzionale e gerarchica tradizionale; Empowerment, un percorso a due vie tra capi e collaboratori di progressiva delega e responsabilizzazione; Flexibility, adattare in modo dinamico le modalità di lavoro in funzione delle esigenze dell’individuo e dell’organizzazione; Virtuality, poter scegliere dove e quando lavorare grazie all’Ict.

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