Milano, 17 aprile 2019 - Per aumentare la produttività personale si può far tesoro degli 8 tratti distintivi delle persone di successo individuati da Kevin Kruse, autore del best seller "15 Secrets Successful People Know About Time Management". Ciascuno dei professionisti intervistati ha dimostrato di avere propri e personali metodi di organizzazione del tempo; ciononostante, l'esperto americano è riuscito a ravvisare una serie di tratti ricorrenti: un insieme di abitudini, pratiche e scelte che sembrano essere comuni alle figure di maggio successo.
Lavoro, studio, cura della casa, hobby: conciliare tutte le attività della nostra vita può essere la più ardua delle sfide e il quotidiano ci avvolge sempre più in una spirale di stress, insoddisfazioni ed interminabili appuntamenti, un vero e proprio caos che non riusciamo a dominare. Tuttavia, una maniera per non lasciarci sopraffare dalla routine esiste: se impariamo ad organizzare il nostro tempo, possiamo fare della nostra vita, professionale e non, una catena di successi.
Un perfetto time management (gestione del tempo) non è un'utopia. In che modo è possibile aumentare la produttività personale? A tal proposito, si condividono alcuni consigli di Andrea Giuliodori (fondatore di Efficacemente.com e autore di Riconquista il tuo tempo) su come gestire meglio il vostro tempo.
Prima di addentrarci nel dettaglio dei suggerimenti, però, ci si sofferma su un interessante sondaggio condotto da Kevin Kruse e ripreso dallo stesso Giuliodori nel suo blog.
Gestione del tempo: l'indagine di Kevin Kruse sulla produttività personale
"Qual è il tuo segreto numero uno per organizzare il tempo?".
È, questo, l'interrogativo che Kevin Kruse, autore del best seller "15 Secrets Successful People Know About Time Management", ha rivolto ad un gruppo di persone super produttive costituito da:
• 7 milionari;
• 13 atleti olimpici;
• 29 studenti brillanti di istituti accademici americani quali Harvard, MIT e Stanford;
• 239 uomini d'affari a capo di imprese multi-milionarie.
Le risposte offerte da questo campione di individui eccellenti hanno permesso a Kruse di delineare un quadro oltremodo singolare: Più precisamente, sulla base dei risultati dell'intervista, Kruse ha concluso che sono almeno 8 le attitudini proprie delle persone super produttive.
1. Le persone di successo tendono ad essere ossessionate dal tempo e a pianificare la giornata minuto per minuto
2. Si concentrano sulle loro attività principali e ogni mattina dedicano ad esse circa 2 ore
3. Non impiegano le classiche to-do list: le liste di cose da fare sono le più grandi nemiche della produttività; molto spesso queste ultime si trasformano in liste di cose non fattibili e in un conseguente carico di stress. Affidatevi piuttosto ad un calendario e fissate su di esso delle fasce di tempo: in questo modo avrete una panoramica chiara dei compiti da assolvere durante la giornata.
4. Rispettano sempre gli impegni presi e le scadenze
5. Hanno una solida etica del lavoro e difficilmente fanno straordinari: la produttività quotidiana ha un limite e una volta oltrepassata quella soglia, ogni minuto che dedicate al lavoro diventa assolutamente inutile.
6. Sono in grado di gestire il proprio livello di energia: una giusta dose di sonno, un'alimentazione equilibrata e una sana pratica sportiva possono aiutarvi a raggiungere un alto grado di efficienza.
7. Utilizzano quasi sempre un taccuino o un blocco appunti
8. Si attengono alla regola del "singolo tocco": consideriamo una situazione tipo: siete in coda ad un semaforo e vi arriva una mail di lavoro. Prendete il vostro smartphone, la leggete, ma naturalmente non potete rispondere. Arrivate poi in ufficio, ritornate sul messaggio, ma siete interrotti dalla richieste dei colleghi. Terminata la pausa pranzo, aprite nuovamente la mail e dopo 40 minuti riuscite finalmente ad elaborare una risposta.
La domanda ora è: quanto tempo avreste risparmiato se aveste gestito la mail una sola volta (magari in una fase della giornata in cui eravate sicuri di avere almeno 15 minuti liberi)? Per imparare ad organizzare meglio il vostro tempo, cercate di evitare questo errore osservando la regola del singolo tocco, secondo la quale ogni attività va eseguita possibilmente una sola volta e nel momento più opportuno.
Time management: i consigli di Andrea Giuliodori
La gestione del tempo è il più spinoso dei grattacapi. Per quanto possiate essere efficienti, metodici ed organizzati, in una giornata ci saranno sempre e comunque 24 ore. Pertanto, tutto ciò che potete fare è migliorare il modo in cui spendete il tempo a vostra disposizione. Da questo punto di vista, le famigerate to-do list e le app di ultima generazione non vi sono di alcuna utilità: soltanto concentrandovi sull'atteggiamento con cui fronteggiate gli impegni, potete incrementare le vostre capacità di gestione del tempo. Riportiamo allora, qui di seguito, alcuni esercizi pratici suggeriti da Andrea Giuliodori i quali sono in grado di migliorare il vostro approccio all'organizzazione del tempo.
1. Quantificate per migliorare
Avete idea del tempo che sprecate nell'arco di una giornata? Ogni giorno, tentate di annotare il tempo che spendete nelle singole attività. Tutte le volte che terminate un'operazione e ne iniziate un'altra, scrivete il nome dell'attività con annesso orario. L'efficacia di questo metodo risiede nel suo essere un'autentica seccatura e infatti non dovete ripetere questa pratica all'infinito: possono bastare alcuni giorni di esercizio per capire quanto tempo si spreca in attività inutili.
2. Cominciate dalle attività più faticose
Se è vero che le prime attività della giornata ne stabiliscono il ritmo, la soluzione è unica e sola: iniziate dalle attività più complesse, da quelle che generano in voi timori e ansie, insomma da quelle attività che tendete facilmente a sorpassare. Operando in questo modo, potete risparmiare una quantità considerevole di tempo, alleggerire la vostra giornata e praticare una sorta di autodisciplina. Per essere più precisi, stando a quanto affermato da Giuliodori, un espediente in particolare vi permette di ottimizzare le giornate di studio e lavoro: si tratta del "segreto della prima ora": se desiderate essere davvero produttivi, dovete prestare attenzione alla prima ora della vostra giornata di lavoro o studio, pianificando una serie di attività:
• impegni importanti ma non urgenti (pianificazione del lavoro, visite mediche, attività sportive);
• attività lunghe e difficili;
• impegni importanti ed urgenti (studio per un esame, completamento di documenti e progetti di lavoro).
3. Usate la strategia delle "time boxes"
La metodica delle "scatole di tempo" è largamente sfruttata nel project management: stabilita una scadenza, l'obiettivo viene ritenuto conseguito solo se si osserva la scadenza fissata. Quindi, determinate sin da subito la quantità di tempo che intendete riservare a ognuna delle vostre attività. Questo accorgimento vi consente non solo di risparmiare ore e minuti preziosi, ma anche di prevenire la procrastinazione. A conclusione della time box, tornate poi a fare quello che preferite.
Questi e altri consigli e tecniche sono presenti nel seguente video:
“Come non sprecare tempo - di Andrea Giuliodori”
https://www.youtube.com/watch?v=tOWctLz5mQA
Per informazioni:
Andrea Giuliodori, ingegnere, ex-manager ed esperto di tecniche di efficacia e crescita personale, dal 2008 gestisce il progetto EfficaceMente, attraverso articoli e guide pratiche su produttività e motivazione.
Sito: https://www.efficacemente.com
Facebook: https://www.facebook.com/EfficaceMente/
