Toni troppo confidenziali, emoticon, intere frasi in maiuscolo: sono questi i motivi per cui le vostre mail potrebbero non essere prese sul serio in ufficio. Le e-mail di lavoro non sono messaggini per gli amici. Devono trasmettere professionalità, educazione e toni neutrali. Dal sito aziendale 'It Business Edge' arrivano cinque consigli per non perdere credibilità con clienti e colleghi.
Abbandona le maiuscole
Scrivere solo in maiuscolo può rendere l'idea che si stia urlando e a nessuno piace essere sgridato. Prima di inviare un'email, si dovrebbe provare a pensare ad altri modi per trasmettere l'importanza del messaggio senza usare solo maiuscole.
Non inserire tutti i destinatari nel campo 'A:'
Un errore davvero poco professionale, oltre che visivamente dispersivo. Quando si invia una mail di gruppo, alcune persone mettono tutti gli indirizzi e-mail nel campo 'A:'. Infatti, molti potrebbero non volere che il proprio indirizzo e-mail venga visto da tutti. È il caso di mail informative inviate a gruppi di clienti. È possibile evitare questo errore inserendo i destinatari nel campo 'Ccn'.
Non discutere di informazioni riservate
Le mail sono facili da copiare, stampare o inoltrare. E, una volta inviata, non si ha nessun controllo su questi tre processi. Se non vuoi che qualcosa si sappia, non inviarlo via email. Inoltre, anche se non sono presenti manager dell'azienda tra i destinatari, questi possono facilmente intercettare la posta inadeguata.
Non esagerare con abbreviazioni ed emoticon
LOL, :D, XD sarebbe meglio conservarli per i messaggi con gli amici. Sono troppo confidenziali e poco professionali, ma anche troppo 'giovanili'. Abbreviazioni ed emoticon potrebbero non essere comprese da tutti i vostri destinatari.
Non richiedere la conferma di ricezione e quella di lettura
Il motivo è semplice: è fastidioso per i destinatari dover avvisare se hanno ricevuto o letto i tuoi messaggi. In alcuni casi, i destinatari potrebbero addirittura aver bloccato questa funzione. Gli esperti del sito 'Business Edge' consigliano di contattare direttamente l'interessato per sapere se ha ricevuto l'email.
